Produtividade em tempos difíceis: tudo o que você precisa saber para se tornar mais produtivo

Em tempos difíceis como os de uma pandemia que estamos vivendo, manter a produtividade e garantir uma qualidade de vida saudável é um dos maiores desafios da atualidade. Mas você sabe por que ela é importante?

Entenda por produtividade, a relação da capacidade de produção com o tempo. Está ligada a qualquer pessoa que atua em prol de algum resultado, esteja ela num time, numa instituição ou sozinha. 

Para as empresas, a produtividade é extremamente relevante, já que envolve diretamente seus lucros. Quanto mais se produz, teoricamente mais se gera receita. Na fotografia profissional, por exemplo, quanto mais produtivo, mais clientes é possível atender ao longo de 24h, mais retratos são tratados e por aí vai.

Produtividade é sinônimo de qualidade de vida?

O principal motivo para que a produtividade esteja relacionada à qualidade de vida está ligado ao nível ideal em que cada indivíduo colabora para manter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Estudos sobre o tema no Brasil, apontam que as pessoas se consideram ganhadoras ao serem mais produtivas, pois se sentem mais úteis, com a autoestima elevada e que aproveitam melhor o tempo, realizando mais tarefas ao longo do dia.

Além disso, ao sentir-se mais produtivo, você consegue melhorar o relacionamento com seus colegas, tende a melhorar o networking e é estimulado a atingir seus resultados com mais disposição.

Principais vilões da produtividade

Sabemos que na prática, com tantas distrações, ser produtivo parece um pouco mais complicado. É aí que entram em cena os vilões da produtividade, pontos negativos que comprometem a conclusão de tarefas, atrapalham a eficiência e podem estimular o desânimo. Confira alguns:

Procrastinação

Provavelmente, você já deve ter sentido na pele.  A procrastinação é um hábito contra produtivo tão enraizado no dia a dia das pessoas, que lutar contra ele apenas com dicas pode não ser o suficiente.

Procrastinar nada mais é do que adiar o cumprimento de uma tarefa que precisa ser realizada. E pode ser algo consciente ou feito inconscientemente.

Por exemplo, se você precisa retornar uma ligação para seu cliente ou fornecedor com urgência, mas, em vez disso, você se perdeu vendo aqueles vídeos engraçados nas redes sociais e respondeu e-mails, você procrastinou. É algo mais comum na rotina do que parece, não?

De forma geral, o cérebro humano “se rende” à procrastinação porque tem preferência pela recompensa imediata. Por isso, tende a lutar com tarefas que prometem vantagens futuras em troca de esforços no presente.

E-mails em excesso

Verificar a caixa de mensagens normalmente, é a primeira atividade do dia de trabalho de qualquer indivíduo. Depois, você retorna para aquela janela incontáveis vezes para responder questões, agendar reuniões ou ficar trocando mensagens com outro colega que está fazendo a mesma coisa.

É natural que o e-mail seja importante para nós durante um longo tempo. Entretanto, é notável, também, o quanto ele pode nos prejudicar quando usado em excesso.

Interromper uma atividade para responder a um e-mail toma minutos. Olhar as notificações te leva mais outros minutos ― e lá se foi a concentração naquilo deveria ser feito.

As famosas reuniões desnecessárias

Se você é daqueles que concordam que muitas reuniões poderiam ser resolvidas com uma conversa rápida, é provável que esteja sendo convocado para encontros pouco úteis no andamento de projetos.

É muito ruim para qualquer profissional que deseja ser produtivo, participar de uma dessas reuniões e sair com a certeza de que foi tempo perdido. Obviamente, é necessário reunir todos em alguns momentos para debater determinado tema ou para manter a comunicação unificada, mas deve ser feito de forma mais pontual e objetiva possível.

Retrabalho

Outro grande vilão da produtividade, o retrabalho costuma ocorrer quando há falhas no planejamento, na estratégia ou por erros individuais. Bastante comum quando o cliente está diretamente envolvido no projeto, ele também pode acontecer em equipes pequenas.

Fatores como falha na comunicação entre os envolvidos, profissionais pouco comprometidos ou desatentos são os mais comuns observados em situações de retrabalho. No entanto, mais do que encontrar um culpado para a necessidade do retrabalho, precisamos estabelecer fluxos e rotinas para que não deem espaço para tais ocorrências, ainda mais agora em que muitas empresas estão recorrendo ao trabalho home office para seus colaboradores.

Tarefa pirata

Sabe aquelas atividades que não estavam planejadas inicialmente e que vão surgindo no meio de seus projetos, atrapalhando suas prioridades? Pois bem, estas tarefas roubam seu tempo sorrateiramente e quando você vê, lá se foi o prazo de conclusão do que era realmente importante.

O maior problema das tarefas piratas são aqueles pedidos informais e fora do planejado que tiram o foco, como o famoso “vamos fazer uma reunião rapidinho” ou ainda “eu preciso que você pare o que está fazendo para responder o e-mail X...”. Isto pode reduzir sua produtividade e ocasionar insatisfação e outros problemas emocionais ao longo dos anos.

Para evitar que tais tarefas sabotem suas atividades, é preciso planejar prioridades com todos os envolvidos, alinhar prazos e manter uma boa comunicação entre a equipe.

Ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo

Um dos vilões mais comuns nos tempos atuais. Já parou para pensar que talvez você esteja produzindo pouco justamente por estar fazendo muito? Parece incoerente, mas a sobrecarga de tarefas no trabalho faz com que você tenha esgotamento mental e físico mais rápido do que se imagina.

Esse problema deve ser dividido entre o colaborador, o gestor e a própria empresa, por mais delicada que seja a situação, afinal o canal de comunicação nas instituições foi feito também para que o colaborador revele suas angústias e problemas, correto?

Todas essas questões precisam ser respondidas pela empresa em forma de processos que permitam melhorar a qualidade de vida no trabalho.

Como aumentar minha produtividade

Basicamente, a produtividade envolve três fatores: o sujeito, a atividade (em que se deseja obter o  resultado) e o tempo. Em cada um dos aspectos, existe uma gama de possibilidades do que pode ser feito para desenvolvê-lo.

Como gerir a si mesmo

Não tem como melhorar a capacidade produtiva, sem falarmos da concentração. Ela está muito ligada à procrastinação. A dificuldade em se concentrar aumenta o tempo que precisa ser dedicado à uma tarefa.

Por isso, uma das técnicas mais conhecidas para melhorar sua habilidade de se concentrar para vencer a procrastinação, é o mindfulness. O objetivo da técnica é treinar sua consciência para que, naqueles momentos de distração, possamos perceber e redirecionar à atenção ao que é importante.

Como gerir a atividade

A melhor maneira de saber onde cada tarefa se encaixa em sua rotina é priorizá-la. Nem tudo é urgente e importante. Tenha em mente que sua energia é limitada na hora de editar suas tarefas.

Por isso, organize suas prioridades em listas (você já deve estar cansado de ler ou ouvir isso), mas o fato é que estabelecer uma sequência de tarefas a serem cumpridas, sempre foi uma solução simples e objetiva.

Divida as listas em categorias, agrupe tarefas semelhantes, priorize suas atividades utilizando metodologias como a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em quatro quadrantes por senso de urgência e de importância.

Como fazer a gestão do tempo

Uma dos principais fatores responsáveis por uma rotina produtiva. Está relacionado a priorização de tarefas mencionada anteriormente.

Bem, primeiro entenda em detalhes como você tem usado seu tempo. Faça um teste simples: escolha um dia da semana ou dias e anote o que você fez a cada hora. Num primeiro momento, não desanime se as respostas forem frustrantes, tenha em mente ― um passo de cada vez.

Planejamento é a palavra-chave na gestão do tempo e produtividade. Descreva quanto tempo você precisa para fazer cada coisa de sua lista de tarefas comum. Informe a quantidade de horas estimadas para cada atividade e treine com afinco. Ah, um detalhe importante, esforce-se para não passar do tempo determinado para cada tarefa, tenha um dia saudável.

Agora que você já tem as informações e ferramentas necessárias para ser mais produtivo, vamos falar sobre sua imagem profissional. Como anda sua imagem nas redes sociais profissionais, como o LinkedIn? Pensando nisso, sugiro que você confira os principais erros que você deve evitar em sua foto de perfil no Linkedin.